Как отразить в учёте если работник, не получив заранее подотчетную сумму, приобрел товары/ТМЦ для организации?
В такой ситуации авансовый отчет составлять не нужно, так как аванса выдано не было.
Чтобы возместить потраченные средства, работнику необходимо составить заявление на возмещение расходов. Обязательно приложить к заявлению документы, подтверждающие покупку: накладные, чеки. В подтверждающих документах должно быть указано наименование товара, количество и сумма.
Согласно письмам Минфина России от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 и от 25.07.2006 № 03-05-01-04/219 суммы, потраченные работником на приобретение товаров или услуг для нужд организации не являются для него доходом. Соответственно, объекта по НДФЛ не возникает.
При этом, в письмах не указано, что подтверждающие документы должны быть оформлены на организацию.
Товары/ТМЦ бухгалтер приходует в обычном порядке, работнику возмещается стоимость расходов.