Удаленные работники, пребывающие вне РФ: как с ними быть?

Один из примеров, с которым столкнулась наша компания.

К нам обратилась организация ООО "Х". Только некоторое время назад у них выяснилось, что их сотрудник с 30 мая 2022 года (по отметке в паспорте) работал дистанционно в Таиланде, на 9.12.22 у него 194 дня вне территории РФ, и он уже является нерезидентом.

Мы подготовили небольшую статью про подобные случаи.

Напоминаем, что законодательно НЕ ЗАПРЕЩЕНО работать дистанционно из-за рубежа.

Если кто-то из сотрудников работает удаленно, нужно обратить внимание и сделать следующее:

1) Выяснить посредством письменного запроса каждому дистанционному сотруднику о его местоположении и сроках изменения местоположения, если местоположение менялось, сообщить об этом в бухгалтерию.

Это важно, потому что НДФЛ удерживается:

- с заработной платы сотрудников-резидентов (резидент, тот кто находится на территории РФ более 183 дней в году) и которые выполняют свои обязанности на территории РФ в размере 13%;

- с заработной платы сотрудников-нерезидентов (нерезидент, тот кто находится менее 183 дней в РФ в пределах года, не важно было ли это 183 подряд или по сумме всех поездок), но которые выполняют свои обязанности на территории РФ в размере 30%.

Исключение: сотрудник имеет право на выезд менее чем на 6 месяцев на лечение и обучение.

-  с заработной платы сотрудников (не важно резидент или нет), которые выполняют свои обязанности/оказывают услуги не на территории РФ, что прописано в трудовом /договоре ГПХ (гражданско-правового характера) НДФЛ не удерживается. Сотрудник должен будет самостоятельно уплатить НДФЛ с этих доходов либо в РФ, либо по месту пребывания в зависимости от статуса налогового резидента на конец календарного года.

Если выясняется, что дистанционный сотрудник уже выехал из РФ и работает по месту своего пребывания, но является налоговым резидентом РФ, то действия могут быть такими:

* задним числом заключить доп. соглашение к трудовому договору о том, что сотрудник работает дистанционно за пределами РФ, пересчитать всю зарплату за период после заключения доп. соглашения, подать корректировки 6-НДФЛ, привести взаиморасчеты с сотрудником и с бюджетом по НДФЛ в порядок.

* уволить данного сотрудника текущим числом и заключить с ним договор ГПХ, например.


Если выясняется, что дистанционный сотрудник уже налоговый нерезидент, то действия могут быть такими:

* задним числом заключить доп. соглашение к трудовому договору о том, что сотрудник работает дистанционно за пределами РФ, пересчитать всю зарплату за период после заключения доп. соглашения, доначислить НДФЛ до 30% за период работы в РФ (сотрудник стал нерезидентом), подать корректировки 6-НДФЛ, привести взаиморасчеты с сотрудником и с бюджетом по НДФЛ в порядок.

* уволить данного сотрудника до того момента, как он стал налоговым нерезидентом, даже если это будет сделано задним числом. Иногда это будет "безопаснее" и "дешевле".

2) Если кто-то из сотрудников только планирует переехать на постоянное или длительное место жительства за пределы РФ, то с данными сотрудниками надо либо заключить доп. соглашение о дистанционной работе за пределами РФ, либо расторгнуть трудовой договор и заключить договор ГПХ, где прописано, что место оказания услуг за пределами РФ.

У Минтруда и ФНС разные взгляды на то, что правильнее с данными сотрудниками – трудовой договор или договор ГПХ. Но в любом случае работодатель не будет налоговым агентом по НДФЛ, сотрудник должен будет самостоятельно уплатить НДФЛ с этих доходов либо в РФ, либо по месту пребывания в зависимости от статуса налогового резидента на конец календарного года.