Отчет по дебиторской задолженности. Как получать его оперативно?

Как получить актуальные сведения по дебиторской задолженности?

Как видеть, какой покупатель и сколько должен на текущий момент?

Как получать эти данные о долгах без проблем и на автомате?

Такие вопросы рано или поздно появляются у любого предпринимателя или собственника бизнеса.

Давайте начнем с самого простого: что такое отчет по дебиторской задолженности?

На всякий случай, напомним, что дебиторская задолженность – это суммы, которые другие лица должны Вашей фирме или Вам (если Вы ИП).

Как правило, простейший такой отчет имеет примерно такой вид:

Несмотря на то, что мы назвали этот отчет простейшим, даже в таком виде он является мощнейшим орудием для руководителя бизнеса, ведь он показывает, кто и сколько должен Вашей фирме.  Если таких должников у Вас не 4 как на рисунке, а 30, 100 или еще больше, то все это трудно в точности удержать в голове, а упущение времени сбора долгов может привести в конечном счете даже к невозможности получения Ваших законных средств.

Исходные данные для отчета по дебиторской задолженности

Для построения отчета необходимо иметь следующие исходные данные:

1.       Документы по реализации товаров и услуг. На практике это могут быть акты, накладные. или УПД, которые выдаются покупателям.

2.       Сведения об оплатах, полученных от покупателей. Обычно это банковская выписка, но у некоторых компаний могут быть и иные источники сведений: онлайн-кассы, документы о проведенных взаимозачетах и т.д.

3.       Отчетная дата или дата, по состоянию на которую формируется отчет. Это может быть текущая дата, а также любая дата из прошлого, например, последний день прошедшего месяца или квартала.

Для того чтобы в отчете сведения были актуальными и полезными для управления бизнесом, нужно чтобы была собрана максимально полная информация о реализациях и оплатах, произошедших до отчетной даты.  

Ведь если не учесть, например, что покупателю Иванову Ивану был реализован товар на 50000 рублей,  то в отчете не будет отражено, что г-н Иванов должен эти 50000 рублей.  Если же не обработать сведения из выписки банка (из-за ее отсутствия), то отчет по дебиторке будет содержать завышенные суммы задолженностей и такой отчет также будет малопригоден для использования.

Можно так схематично изобразить  построение отчета по дебиторке:

Теперь перейдем к практической стороне дела!

Обычно для управления бизнесом нужен не просто статичный отчет по дебиторке на давно прошедшую дату (например, на 31 декабря последнего прошедшего года, который любой бухгалтер на считанные минуты создаст в 1С), а регулярное и оперативное получение таких отчетов, причем с достаточной степенью достоверности. Ведь эти отчеты нужны и как полезная информация для руководителя, и как рабочий инструмент для менеджеров, работающих с клиентами.

На практике, если фирма никогда не задавалась вопросом формирования оперативных и актуальных отчетов по дебиторке, не всегда получится сходу сформировать отчет, содержащий актуальные сведения.  Быстро и формально вывести отчет из программы 1С получится, но вот есть ли в программе актуальные сведения по реализациям и оплатам?  Если сведения неполные, то и в отчете будет «не всё».

И вот мы приходим к вопросу своевременного и регулярного внесения в бухгалтерскую базу сведений об отгрузках и оплатах. Как обеспечить, чтобы в базе каждый день содержалась полная информация о каждой реализации и о каждом платеже от покупателей?

Для этого нужно, в принципе, не так уж и много:

- всегда с заданной периодичностью (каждый день или раз в неделю по понедельникам и т.д.) вносить все реализации в базу.  Желательно, чтобы реализации формировались всеми менеджерами в одной базе. Не использовать сторонние программы, т.к. это создает риск, что какая-то реализация не попадет в общую базу своевременно.

- всегда с той же периодичностью (как с реализациями) проводить банковские выписки, сведения об оплатах наличными и с сайта и т.д. 

Если Вы это обеспечиваете – у Вас всегда будет возможность получить актуальный отчет о дебиторской задолженности покупателей.

В завершение, немного расскажем о том, как мы в компании «Мои Финансы» делаем отчеты по дебиторке для наших клиентов на бухгалтерском обслуживании.

Как правило, процесс организовывается так:

1. Документы по реализации формируются либо нашими штатными бухгалтерами по заявкам клиента в клиентской базе 1С, либо сотрудниками клиента (например, его менеджерами по продажам), причем тоже в этой же базе 1С.  Действует взаимная договоренность, что нигде, кроме общей 1С, документы реализации не создаются. Таким образом, достигается полнота данных по реализациям на любой момент времени.

2. Данные об оплатах обычно вносятся в базу 1С силами наших штатных бухгалтеров. Это наиболее популярный способ, т.к. он значительно экономит время клиента.  Клиенту необходимо только единожды оформить просмотровые доступы в клиент-банк, в личные кабинеты онлайн-касс и платежных систем, словом ко всем источникам данных о платежах покупателей. И в дальнейшем мы сами берем из всех этих кабинетов данные об оплатах для бухгалтерской базы. 

Мы не случайно упомянули о просмотровых доступах в клиент-банк и т.д. Что произойдет, если клиент по какой-то причине выписку банка вовремя не скачал и не передал бухгалтеру? Правильно! После того как будет пропущен срок ожидания данных от клиента, процесс уже станет запаздывающим. Бухгалтер конечно будет напоминать и «дергать» забывчивого клиента, но ведь это никому не добавит удобства и спокойствия, а общему делу – скорости. Поэтому все доступы так важны для регулярности и «автоматичности» процесса.

После того, как достигнута договоренность по предыдущим двум пунктам, у нас есть все, чтобы давать клиенту отчеты о дебиторке. Остается только оговорить желаемую периодичность получения отчетов. 

В этой статье рассказано только о простейшем виде отчета: список должников с суммами. Но бывают и более информативные, например, с разбивкой по договорам и счетам, а также по времени возникновения задолженности и т.д.

Если Вам интересна тема, но хочется подробностей, либо осталось что-то непонятным – свяжитесь с нами или напишите в комментарии.